DEW-1 workflow ze zjawiskowym interfejsem :)
6th Maj 2015 | by: Krzysiek Rozwadowski

In my place, in my place, were lines that I couldn’t change…

Tak przed paru laty śpiewał jeden z moich ulubionych zespołów, brytyjska grupa Coldplay. Piosenka bardzo melodyjna, a tytuł wydał mi się idealny do wykorzystania. Jej tekst mówi o tym jak nie powinno być w miejscu, które uważamy za swoje. W kilku miejscach tego artykułu postawię go zatem w opozycji do naszego systemu, ponieważ wierzę, że w naszym systemie możecie czuć się jak u siebie.

I was lost oh yeah…

Zagubienie to dla nas i dla użytkowników naszego systemu wyraz obcy. Projektując obszar roboczy mieliśmy na celu spełnienie trzech podstawowych potrzeb każdego użytkownika – dostępu do zadań do wykonania, wykonanych i tych z nich, które są dla niego istotnie ważne. Na tyle istotne, że musi za nimi podążać.  Po kilku burzach mózgów, zrodził się interfejs z jakim na co dzień pracujemy w DEW-1

Zrzut ekranu 2015-04-20 o 16.43.27

 

 

 

…Yeah how long must you wait for it?…

W DEW-1 nie musisz czekać w ogóle, aby dostać się do informacji na temat swoich ostatnich działań. One już na Ciebie czekają, właśnie w MyPlace.

Zanim stworzyliśmy tę funkcjonalność, mieliśmy okazję oglądać wiele systemów workflow, dostępnych na polskim rynku. Kwestia ostatnich operacji w większości dostępna była na formularzach procesów oraz, w niektórych wypadkach, w menu – jako oddzielny ekran. To rozwiązanie nas nie przekonało. Aby dostać się do tych informacji należało albo odnaleźć konkretne zadanie i wejść w jego szczegóły, albo przejść do historii operacji czy danych audytowych i przebrnąć przez gąszcz średnio przydatnych logów, np. informacji o logowaniu czy przechodzeniu z ekranu na ekran. Czyli trzeba było dokładnie wiedzieć czego się szuka. A przecież nie o to w tym wszystkim chodzi. Dlaczego to co sprawdza się w systemach „rozrywkowych”, nie może funkcjonować w aplikacjach biznesowych?

Czy wyobrażacie sobie przeglądanie swoich aktywności na Facebooku, Twiterze czy LinkedIn musząc najpierw określić parametry tego czego szukacie? Albo przechodzić przez ciągle przewijające się informacje w stylu: Zalogowałeś się wtedy, nacisnąłeś tamto, właściwa aktywność, zamknąłeś tamto, nacisnąłeś kolejną rzecz, przeglądałeś profil tego i owego.

No właśnie. Dlatego my podajemy te informacje dokładnie tak jak podpowiada logika – od najnowszej do najstarszej, ale tylko te które posiadają biznesowe uzasadnienie. Spójrzcie na to:

Zrzut ekranu 2015-05-02 o 09.44.50

 

Informacje, które wydały nam się istotne ograniczają się do rodzaju aktywności, czasu jaki od niej upłynął, identyfikatora opisującego daną aktywność, np. numeru faktury i nazwa kontrahenta, numeru pisma, daty wniosku urlopowego oraz komentarza jaki dodaliście – o ile dodaliście :). Klikając w „Więcej szczegółów” zobaczycie wszystkie dane dotyczące danego procesu czy dokumentu. Na start podajemy cztery ostatnie aktywności, a po kliknięciu „Zobacz więcej” – wszystkie.

 

Najfajniejszy jednak był komunikat zwrotny od użytkowników na co dzień pracujących z systemem. Ta funkcjonalność pozwoliła im na szybki dostęp do tego, czym zajmowali się przed przerwą – nieważne, czy była to przerwa na lunch, czy pójście na dwutygodniowy urlop.

 

 

 

 

 

… And if you go, if you go…

No właśnie – wykonałem zadanie, znika z mojej skrzynki prac i co z nim się teraz dzieje? Większość dostawców workflow ma na to, jakże prostą odpowiedź – dowiesz się z maila! Albo zapłać nam dodatkowo, a przygotujemy raporty. Ewentualnie – zapisz sobie gdzieś dane tego zgłoszenia i szukaj go kiedy potrzeba.

A jak to robimy w BlueDew? Otrzymujesz dedykowaną skrzynkę „W toku” dzięki której widzisz wszystko nad czym pracowałeś, a czego nie ma u Ciebie. I to z podziałem na procesy, żebyś łatwiej mógł odszukać i przeglądać to co dla Ciebie istotne.

Wydawało nam się to wystarczające, aż do czasu gdy w czasie prezentacji dla klienta, zadowoleni z siebie, omawiając interfejs „W toku”, jeden z uczestników powiedział: „I tak będę musiał sobie notować to co ważne”. Zapytałem go wtedy po co będzie to robił, na co odpowiedział: „W miesiącu mam ok. 400 faktur do opisu, z czego 10% stanowią faktury za które odpowiadam, że się tak wyrażę, głową. Muszę je śledzić codziennie. Wasz interfejs jest ok, ale tacy użytkownicy jak ja potrzebują czegoś więcej”. Ten komunikat zapowiedział pogodę na kilka kolejnych dni – jednym słowem spodziewane były burze… mózgów.  Mirek, nasz grafik, zaproponował coś banalnie prostego – ponieważ nie zna się na workflow (i jest to jego wielki atut), zaproponował żeby każdy użytkownik mógł sobie „zalajkować” zadanie, tak jak na Facebooku. Tak powstał interfejs „Śledzone”.  Żeby spełnić swoją funkcje umieściliśmy go nie tylko w dedykowanym interfejsie dostępnym z panelu nawigacyjnego, ale również w obszarze roboczym MyPlace, umożliwiając oznaczenie „śledzikiem” nie tylko zadań będących u użytkownika ale też tych które wyszukał QuickSearch’em ® czy znalazł w procesach „W toku”. Wyszło całkiem nieźle:

Zrzut ekranu 2015-05-02 o 10.06.30

 

 

Więcej o „śledzonych” dowiecie się z artykułu poświęconego temu zagadnieniu.

 

 

 

 

 

 

… And leave me down here on my own…

Spokojnie. Nie zostaniesz pozostawiony sam sobie.W obszarze roboczym znajdziesz te zadania, którymi masz się zająć i to bez względu na proces. Więcej o tym jak możesz pracować ze swoimi zadaniami dowiesz się z kolejnego artykułu. Zdradzę Wam tylko, że każdy z Was może pracować z nimi na dwa sposoby:

  • Praca w  układzie „outlook”, gdzie zadania serwowane są od najnowszego do najstarszego, dokładnie tak jak maile w aplikacji do obsługi poczty. Wzbogacona o flagi – przeterminowanych zadań, istotnie ważnych, czy nieodczytanych.
  • Praca w układzie tabelarycznym, gdzie każdy proces ma swoją skrzynkę a tabela wypełnia cały obszar roboczy, umożliwiając rozbudowane sortowanie, filtrowanie i wyszukiwanie.

Zrzut ekranu 2015-05-02 o 10.23.28

 

Singing please, please, please
Come back and sing to me, to me, me
Come on and sing it out now, now
Come on and sing it out to me, me
Come back and sing it 

 

About the Author: Krzysiek Rozwadowski

W obszarze workflow i DMS działam od wielu lat. Miałem okazję pracować na wszystkich szczeblach związanych z zarządzaniem procesami. Byłem kierownikiem projektów, analitykiem, wdrożeniowcem, reprezentowałem kupujących i dostawców (jako presales manager i handlowiec). A zatem wdrażałem, sprzedawałem, kupowałem i używałem w codziennej pracy wielu systemów obiegu dokumentów i spraw. Zebrane doświadczenia – moje, kolegów i organizacji zaowocowały wyprodukowaniem mojego własnego systemu, opartego o autorski silnik workflow, który z sukcesami wdrażamy u Klientów.

Workflow to moje życie, workflow to ja :)