DEW-1 workflow ze zjawiskowym interfejsem :)
28th Mar 2015 | by: Krzysiek Rozwadowski

One Place to rule all, One Place to find,
One Place to collect all and in the clearness bind.

 

Istotą doskonałych systemów jest prostota. Naszą ideą było ograniczenie konieczności nawigacji po systemie do jednego ekranu.

Jedno miejsce, z którego użytkownik może nawigować po całym systemie.

Jeden interfejs, z którego może rozpocząć wszystkie dostępne dla niego akcje.

Jeden ekran, w którym może prześledzić swoje dotychczasowe aktywności.

Jeden, w którym może podążać za procesami, które opuściły jego skrzynkę prac.

Jedna przestrzeń, w której może podjąć i zrealizować wszystkie swoje zadania bez względu na to z jakiego procesu pochodzą.

Jedno miejsce by zarządzać wszystkim, by wszystko odnaleźć, by wszystko zgromadzić i przejrzyście związać…

 

Poznaj MyPlace

MyPlace składa się z trzech głównych obszarów umożliwiających realizacje trzech krytycznych czynności dla użytkownika.

 

Nawigacja

Naszym celem było dostarczenie użytkownikowi takiej funkcjonalności nawigacyjnej, by bez względu na to czy przegląda raporty, archiwalne procesy, skrzynki osób które zastępuje, czy też po prostu znajduję się na głównym ekranie, miał dokładnie takie same, nieograniczone pole manewru w przechodzeniu pomiędzy ekranami.

Dzięki umieszczeniu go w pozycji wertykalnej i uzbrojeniu w dynamicznie generowane, nie wymagające przeładowań listy rozszerzeń, użytkownik może precyzyjnie wskazać miejsce w którym chce się znaleźć. Panel nawigacyjny w wersji podstawowej posiada  8 widgetów. Projektując panel, skorzystaliśmy z jak najlepszych wzorców w obszarze UX (User Experience). Efekt tych działań został, podobnie jak cały interfejs, bardzo ciepło przyjęty przez użytkowników końcowych.

Zrzut ekranu 2015-03-28 o 13.01.48

Korzystając z niego użytkownik może przejść do tabelarycznego widoku swoich zadań, wskazując od razu skrzynkę interesującego go procesu – wiget „MyPlace”. Podobnie rzecz się ma z procesami, które opuściły jego skrzynkę prac i nadal trwają – „W toku”, bądź tymi które dobiegły końca – „Zakończone”. Dodatkowo dwa pierwsze widgety posiadają etykiety liczników, które pozwalają szybko określić ile zadań użytkownik ma jeszcze do wykonania, a ile z tych które wykonał nadal znajduje się w obiegu.

 

 

 

Panel pozwala też użytkownikom szybko przejść do konkretnych zestawień – „Raporty”, kategorii dokumentów – „Pliki”, czy skrzynek prac osób, które zastępuje – „Zastępstwa”. Ostatnie dwa panele to widgety, pozwalające na uzyskanie szerszych informacji na temat systemu lub wewnętrznych procedur – „Baza wiedzy” oraz istotnie ważnych procesów, które jeszcze trwają, a które użytkownik oznaczył jako krytyczne – „Śledzone”.

Zrzut ekranu 2015-03-28 o 12.37.54

 

Nasze doświadczenia pokazały, że układ panelu jest wysoce intuicyjny, a użytkownicy końcowi już po kilku minutach pracy nie mieli żadnych problemów by sprawnie nawigować po systemie.

 

Szybkie wyszukiwanie i rozpoczynanie procesów

W większości spotykanych systemów, rozpoczęcie procesu wiązało się z koniecznością przejścia do dedykowanej skrzynki tego procesu i uruchomienia go właśnie stamtąd. Podobnie rzecz miała się z dodawaniem pliku do repozytorium – oczywiście tego niezwiązanego z danym procesem.

Postanowiliśmy zrobić to inaczej – panel akcji wyposażyliśmy w dwa główne widgety odpowiedzialne za tworzenie zadań i dodawanie plików. Dzięki temu użytkownicy DEW-1 mogą  z dowolnego miejsca uruchomić każdy proces, do którego mają dostęp.

Zrzut ekranu 2015-03-30 o 17.01.10

Kolejnym wyzwaniem było dostarczenie użytkownikowi szybkiej możliwości uzyskania interesujących go wyników po wprowadzeniu dowolnej frazy. Tak właśnie narodził się QuickSearch®.

QuickSearch® pozwala na szybkie znalezienie wszystkich dostępnych w systemie elementów zawierających daną frazę, np. wprowadzenie słowa „bluedew” znajdzie nam procesy, dokumenty czy inne obiekty danych, które zawierają taką frazę. Będą to np. instancja obiegu faktur gdzie fraza „bluedew” odnaleziona została jako wartość zmiennej „kontrahent”. Może to być również załącznik opisany jako „Protokół odbioru wdrożenia od Bluedew Sp. z o.o”. Wszystko na jednym ekranie, szybko i czytelnie.

No dobrze – co jednak gdy użytkownik brał udział tylko w niektórych procesach, w których występuje poszukiwana fraza? To też przewidzieliśmy – klient może zadecydować, zgodnie z własną procedurą bezpieczeństwa, czy ukryć wyniki procesów albo dokumentów, czy też pokazać wynik ale nie pozwolić użytkownikowi wejść w jego szczegóły. QuickSearch®, podobnie jak cały panel akcji, jest dostępny na każdym interfejsie użytkownika.

Zrzut ekranu 2015-03-30 o 17.15.17

Sam panel pozwala również przejść do interfejsów „Mój Zespół”, „Ustawienia” oraz umożliwia wylogowanie się z systemu.

 

Dostęp do zadań i ostatnich aktywności

Najważniejszym elementem MyPlace i tym co czyni go unikalnym jest obszar roboczy. Miejsce które przypomni, o tym co użytkownik robił ostatnio, wyróżni rzeczy dla niego ważne, ale przede wszystkim umożliwi mu pracę z zadaniami w tak łatwy sposób, jak czyni to w programie pocztowym, pracując z wiadomościami.

Zrzut ekranu 2015-03-30 o 19.47.13

Obszar roboczy posiada potężną dawkę możliwości dlatego postanowiliśmy poświęcić mu oddzielny artykuł, który ukaże się już wkrótce.

 

Podsumowanie

Wystarczy kilka minut pracy z „MyPlace” aby zmienić swoje postrzeganie systemów obiegu dokumentu i spraw. Dzięki unikalnej wiedzy i zaangażowaniu w badaniu oczekiwań i satysfakcji użytkowników, udało się nam uzyskać lekkość interfejsu znaną z portali społecznościowych, zachowując przy tym wszystkie funkcjonalności profesjonalnych systemów workflow.

Po zalogowaniu, użytkownik nie zapyta już o instrukcje, podobnie jak nie pytał o nią twórców Facebooka, Naszej Klasy czy Allegro. Bo nie pytał, prawda?

 

About the Author: Krzysiek Rozwadowski

W obszarze workflow i DMS działam od wielu lat. Miałem okazję pracować na wszystkich szczeblach związanych z zarządzaniem procesami. Byłem kierownikiem projektów, analitykiem, wdrożeniowcem, reprezentowałem kupujących i dostawców (jako presales manager i handlowiec). A zatem wdrażałem, sprzedawałem, kupowałem i używałem w codziennej pracy wielu systemów obiegu dokumentów i spraw. Zebrane doświadczenia - moje, kolegów i organizacji zaowocowały wyprodukowaniem mojego własnego systemu, opartego o autorski silnik workflow, który z sukcesami wdrażamy u Klientów. Workflow to moje życie, workflow to ja :)