DEW-1 workflow ze zjawiskowym interfejsem :)
24th Cze 2015 | by: Krzysiek Rozwadowski

System zadań stworzony z myślą o tych, którzy korzystają z systemu codziennie, jak i o tych, którzy zaglądają tam raz na jakiś czas…

Dla tych, którzy pracują z wieloma procesami, jak i dla tych, którzy odpowiadają tylko za jeden…

Stworzony dla wszystkich. Bez wyjątku.

Poznaj „Moje Zadania

Nie ma znaczenia czy zajmujesz się swoimi zadaniami od góry do dołu, czy też sam wybierasz to co jest teraz istotne dla Ciebie – DEW-1 zapewnia obydwie możliwości.


Moje zadania w MyPlace

If we want users to like our software we should design it to behave like a likeable person: respectful, generous and helpful.

Alan Cooper

Do tego by zaplanować interfejs spójny dla wszystkich postanowiliśmy skorzystać z doświadczeń UX’owych i zaczęliśmy od stworzenia tzw. person. Nic Wam to nie mówi?

Persony są żywymi, zwięzły opisami fikcyjnych osób, która reprezentują konkretną grupę odbiorców produktu. W znaczący sposób ułatwiają projektowanie i rozwijanie produktu. Skupiają uwagę na użytkownikach, ich problemach i potrzebach oraz umożliwiają wczucie się w ich sytuację, zwiększając tym samym prawdopodobieństwo podjęcia słusznych decyzji projektowych związanych z koncepcją, funkcjonalnościami oraz designem produktu.

Głównym powodem dla którego tworzymy persony jest potrzeba lepszego zrozumienia użytkownika (kim jest, jak się zachowuje, jakie ma problemy, czego szuka, co go interesuje, jaki ma dochód, jakie ma nawyki). Lepsze zrozumienie naszego użytkownika pozwala projektować w odpowiedzi na jego potrzeby.

Poniżej znajdziecie te cztery, o których myśleliśmy tworząc DEW-1.

Zrzut ekranu 2015-05-02 o 10.23.28

Najczęściej jest to pracownik niższego szczebla, liniowy, z bardzo niską decyzyjnością. Praca na tym stanowisku nie musi być jego marzeniem, ale jest stabilna i generuje niewiele stresu.

Komputer otwarty bez przerwy, czasem sprawdzi maile w Outlooku. Przeglądarka w ruchu cały czas – pudelek, plotek, onet, facebook i inne takie. Co to jest LinkedIn?

Od komputera odrywa go najczęściej klient – we własnej osobie lub zamieniony w impulsy telefoniczne. Czasem koledzy, przełożony raz dziennie. Workflow używa sporadycznie. Ma link na pulpicie do strony przeglądarki, a na monitorze karteczkę z informacją, że login i hasło takie jak do komputera. Znaczy się „admin12345″…

System obiegu spraw potrzebny mu jest tylko do wypełnienia wniosku o urlop. Dwa razy w roku rozliczy zaliczkę na poczet wyjazdów służbowych. Wniosek o zakup najczęściej dotyczy tylko tego co mu konkretnie nie działa i podparte jest lawiną pytań do doświadczonych kolegów. Do IT wniosków nie składa bo odpowiadają skrótami – „RTFM” i inne takie… Faktur i pism przychodzących nie ogląda bo nie do niego, własnych nie wysyła bo nie musi.

MyPlace jest idealny dla niego. On nawet nie zna innego ekranu w DEW-1. I nie musi.  Wszystko co potrzebuje ma właśnie tam…

 

Zrzut ekranu 2015-05-23 o 09.29.05Przyspawany do komputera. Często na spotkaniach, w połowie na takich które dotyczą go marginalnie. Ale przyjść wypada, a nawet trzeba – zawsze to dobra okazja by, udając zainteresowanego, odpowiedzieć na zaległe maile.

Zwykle pod jego bezpośrednim nadzorem pozostaje kilku pracowników, ale często posiada też nadzór pośredni nad podległymi działami.

Outlook pęka w szwach, wiadomości DW mają swój folder do którego wpadają nieczytane. Od czego w końcu opcja „Zaznacz wszystkie”… Ciągle coś ktoś od niego chce.

Workflow używa dość często ale dopiero po przyjściu powiadomień. Chętnie sterowałby nim przez telefon (rozmawiając), jeszcze chętniej przez maila. Na to drugie znaleźliśmy sposób („Lazy Aprovall”), ale o tym w osobnym artykule.

Akceptuje wszystkie wnioski ze swojego działu, autoryzuje odpowiedzi na pisma od klientów, zatwierdza faktury.

Zadań ma sporo, rozrzuconych po wielu procesach. Najwygodniej pracuje mu się z układem „outlookowym”, gdzie wiadomości serwowane są od najnowszej do najstarszej. Zadania wybiera począwszy od tych z najwyższym priorytetem, nieco później te przeterminowane.

Właśnie dla niego  MyPlace wzbogacony został o zakładki filtrujące. Dzięki temu rozwiązaniu używa systemu chętniej i mniej opornie –  w końcu zakładka to jak folder z regułą w programie pocztowym. A w regułach to on jest mistrzem (lub mistrzynią)…

 

 

Zrzut ekranu 2015-05-23 o 10.47.08Z reguły osoba o określonej specjalizacji. W zespole odpowiada za fragment działań, ale jest samodzielna i nie trzeba poświęcać jej tyle uwagi.

Zawsze doskonale zorientowana w swoich tematach. Oderwanie jej od pracy nie jest trudne, swoje zadania wykonuje odpowiedzialnie, ale i na luzie.

Najczęściej pracuje z jednym, dwoma systemami, otwartymi non-stop. Nie potrzebuje powiadomień mailowych, dla niej to zwykły SPAM.

Praca z systemem pocztowym jest dla niej uciążliwa, bo mail ma za mało danych, w związku z tym skrzynka odbiorcza przypomina bardzo wysokie i gałęziaste drzewo. Kocha arkusze kalkulacyjne, jest specem od formuł i makr.

W systemach obiegu dokumentu i spraw najczęściej pełni rolę opisującego fakturę bądź kontrolera. Na urlop chodzi rzadko, wnioski o zakup wypełnia tylko pod kątem własnej specjalizacji – częściej jednak konsultuje wnioski od innych.

Ma niewielką decyzyjność, ale bez jej rekomendacji wiele rzeczy nie przejdzie. Zadania wybiera sama, analizując dane i decydując o tym, które jest najpilniejsze. Dla niej czerwony wykrzyknik przy mailu znaczy niewiele.

Właśnie z myślą o takich osobach rozszerzyliśmy MyPlace o widoki tabelaryczne. Teraz wskazując konkretny proces, zlecone w nim zadania wypełniają tabelę umożliwiając zaawansowane filtrowanie i sortowanie, z zapamiętaniem wyników.

Dla wszystkich miłośników tabel praca z DEW-1 będzie przyjemnością…

Zrzut ekranu 2015-06-24 o 16.57.24W każdym departamencie są tacy specjaliści, bez których zdawać by się mogło, firma nie jest w stanie funkcjonować. To właśnie nasza czwarta persona. Zalatana straszliwie, robi co może żeby nikt jej nie zabrał na spotkanie, choć udaje się to rzadko. W końcu kto jak nie ona? W pracy staż ma zazwyczaj dłuższy niż inni, a umiejętności i wiedzę wyższe. Maili dostaje tyle co reszta razem wzięta. Mogłaby zastępować kierownika, ale nie ma na to czasu – niestety propozycje awansu bywają często nie do odrzucenia (a wystarczyłaby podwyżka). Pomimo, że posiada niewiele szerszy zakres obowiązków niż koledzy, zawalona jest robotą po sam sufit. W kwestii systemów nie uznaje jednego – braku elastyczności. Niektóre zadania wykonuje na podstawie szybkich decyzji, część jednak musi wyselekcjonować i tu niezbędna jest większa liczba danych. W procesach obok odpowiedzialności za opisywanie faktur, czy tworzenia rekomendacji, co rusz dostaje zadania z innych działów.  Nieodzowne dla niej są zastępstwa – niestety najczęściej to ona jest tym zastępującym.

Elastyczność systemu pozwala na sprawne poruszanie się po widokach i radzenie sobie ze zmianą sposobu wyświetlania danych – często po wykonaniu nawet jednego tylko zadania.

 

 


Nie ważne jak bardzo zapracowany jesteś, DEW-1 pomoże Ci zapanować nad tym wszystkim.

 

About the Author: Krzysiek Rozwadowski

W obszarze workflow i DMS działam od wielu lat. Miałem okazję pracować na wszystkich szczeblach związanych z zarządzaniem procesami. Byłem kierownikiem projektów, analitykiem, wdrożeniowcem, reprezentowałem kupujących i dostawców (jako presales manager i handlowiec). A zatem wdrażałem, sprzedawałem, kupowałem i używałem w codziennej pracy wielu systemów obiegu dokumentów i spraw. Zebrane doświadczenia - moje, kolegów i organizacji zaowocowały wyprodukowaniem mojego własnego systemu, opartego o autorski silnik workflow, który z sukcesami wdrażamy u Klientów. Workflow to moje życie, workflow to ja :)