BlueDew oraz Pracodawcy Pomorza

zapraszają na webinarium prezentujące

Bezpłatny system do tworzenia i zarządzania obiegiem dokumentów, spraw i zadań oraz archiwum plików

19 maja 2022 g. 11:00 Webinarium – platforma clickmeeting

ANKIETA ONLINE 

Zgłoś się / zapisz się

Czas zmierzyć się z pytaniem, dla kogo są systemy obiegu dokumentów, a w szczególności Dew-X?

Z workflow mamy do czynienia na co dzień, co nie oznacza, że zawsze potrzebne są nam narzędzia inne niż te, w które wyposażyła nas natura.  Gdy pomyślimy o dużej firmie to jest dość oczywistym, że takie narzędzie będzie użyteczne. Gdzie jest jednak granica?

Wielokrotnie się nad tym zastanawialiśmy i to jeszcze w epoce sprzed Dew-X.

Czy kryterium liczby pracowników ma sens?

Tak się często przyjmuje. Czy zatem 20 osób pracujących przy komputerach, to już dość? A może wystarczy 10, ale w trybie rozproszonym terytorialnie (teraz to już znacząca część populacji jest rozporoszona terytorialnie)?
Wówczas stwierdziliśmy, że granica to 50 osób, ale chyba bardziej z powodu możliwości budżetowych, bo licencje i wdrożenia są drogie.

A zatem kasa

Ciężko jest kupić i wdrożyć system workflow za kwotę mniejszą niż 30 000 zł netto. Zazwyczaj budżety oscylują bliżej 100 000 zł, a i takie za 0,5 mln zł nie są jakąś rzadkością. Niebanalne są też koszty późniejszego utrzymania. Dodajmy do tego teraz jeszcze koszt wewnętrzny, bo bez sporego zaangażowania osób z wewnątrz firmy żadne wdrożenie się nie powiedzie. Wynik? Trzeba się zgodzić, że to nie jest droga dla wszystkich.

Potrzeby

Nie myślmy przez chwilę o kosztach, a o potrzebach (to takie podejście często spotykane w literaturze i procesach handlowych, a dość unikalne w praktyce).
Wyobraźmy sobie mikro przedsiębiorcę na ryczałcie, który świadczy usługi dla jednego klienta. Czy jemu przyda się system obiegu dokumentów? Raczej nie.
No dobrze, a mikro z kilkoma pracownikami lub podwykonawcami, świadczący usługi dla wielu klientów? Raczej tak – w takiej organizacji pojawiają się procesy o powtarzalnej strukturze, np. obsługa klientów: reklamacje, wsparcie/support, wnioski urlopowe. Taki podmiot często korzysta z zewnętrznych zasobów: biura rachunkowe, kadry, prawnicy etc., co otwiera drogę do dalszych procesów.
Czy ten przedsiębiorca kupi system oferowany w tradycyjnym modelu? Raczej nie.
Jak bardzo musi urosnąć, by było go na to stać? Zostać małym? – jeszcze nie. Średnim? – można zacząć szukać.

I to jest pierwsza nisza, którą wypełnia Dew-X

Pomyślmy teraz o organizacjach, które jeżeli nawet mają pieniądze, to zupełnie na inne cele niż optymalizacja procesów wewnętrznych. Trudno wymienić wszystkie, ale spróbujmy: stowarzyszenia, fundacje, uczelnie, izby, rady, szkoły, kluby sportowe, organizacje non-profit, itp. itd.

I to jest druga nisza

Hmmm, na dwóch nie wypada skończyć – zwykle wskazuje się trzy, pięć… no to jedziemy:

• firmy np. doradcze, które odpłatnie zaoferują wsparcie we wdrażaniu Dew-X
• firmy, które dodając wdrożenie Dew-X w ramach szerszej usługi optymalizacji procesów u swoich klientów zwiększą dostarczaną wartość
• osoby lub firmy, które opracują w zaciszu domu lub biura gotowe procesy w Dew-X i będą je (te same wielokrotnie) oferować klientom – jest taka funkcjonalność! Poszukajcie w Bazie wiedzy lub poczekajcie na odpowiedni wpis

Czy to koniec? Nie. Dotychczas takie systemy nie były dostępne za darmo – liczymy, że znajdą się ludzie, którzy odkryją zupełnie nowe zastosowania, a i my mamy całą listę niezrealizowanych jeszcze pomysłów rozwojowych, które być może otworzą nowe możliwości zastosowania.

Kto zatem powinien zainteresować się Dew-X?

• Firmy i organizacje, które chcą, ale z różnych powodów (np. finansowych lub kompetencyjnych) nie wdrożyły workflow w ogóle
• Podmioty posiadające system, w którym w ramach wdrożenia pominięte zostały niektóre procesy obiegu dokumentów i spraw, a ich implementacja z różnych powodów w obecnym rozwiązaniu jest niemożliwa lub niewskazana
• Doradcy, konsultanci i pasjonaci workflow

Więcej o Dew-X

Autor: Jan Trawiński

Art. 15zzzzzu. 1. Ograniczenia, o których mowa w art. 15zzzzzo ust. 2 pkt 2… czyli rzecz o estońskim workflow

Kiedy myślimy o zawiłości polskich przepisów, to włos się na głowie jeży. VAT, PIT, CIT, COVID – szkoda gadać. Nie słyszałem, aby ktoś mówił, że jest za dalszym ich komplikowaniem – słyszy się raczej wyłącznie głosy za uproszczeniem lub zaoraniem i napisaniem na nowo.

Z drugiej strony, gdy tylko mamy taką możliwość, sami komplikujemy jak tylko się da. Wdrożenia procesów obiegu dokumentów i spraw są dobrym przykładem takiego działania. Pojawienie się elektronicznego systemu czasem wręcz zachęca do jeszcze większego zagmatwania istniejących przed wdrożeniem procedur – ponieważ pojawia się taka okazja. W efekcie tego, powstają procesy potwory, o takim stopniu złożoności, że nawet odczytanie ich mapy wymaga sporej determinacji i doświadczenia.

Czy da się inaczej?
Wierzę, że tak. Myślę, że gdyby maksymalne uproszczenie procesów było jednym z podstawowych celów wdrożenia, to tak by się działo.

Zauważyłem, że jednym ze sposobów takiego działania jest „rozbijanie” dużych procesów na kilka mniejszych. Żeby zobrazować ten przykład weźmy taki proces urlopowy. Zazwyczaj łączy w sobie różne warianty nieobecności: urlop wypoczynkowy, okolicznościowy, na żądanie, na dziecko (macierzyński, ojcowski – rodzicielski i wychowawczy), szkoleniowy, bezpłatny oraz wszelkie formy płatnej i bezpłatnej nieobecności osób świadczących usługi.
Pomyślmy teraz o mapie takiego procesu i jej zawiłościach – aktorach, rodzajach decyzji, warunkach itp. itd. Żeby zaprojektować coś takiego trzeba analityka, po set zł za godzinę (a to przecież i tak dość prosty proces porównując go na przykład do niektórych obiegów faktur).
Tymczasem, gdyby zaprojektować każdy z przypadków oddzielnie, to „wyklikanie” pojedynczego z nich (formularze i przepływ) i to w ogóle bez rysowania mapy, zajęłoby pewnie kilkanaście minut. Co więcej, wypełnianie prostszych formularzy byłoby też znacznie wygodniejsze dla późniejszych użytkowników.

Oczywiście winę za taki stan rzeczy  ponosimy też, a może przede wszystkim my, czyli dostawcy systemów obiegu dokumentów. Dlaczego?
Po pierwsze nie wszyscy zgadzamy się z postawioną przeze mnie tezą, że prościej znaczy lepiej.
Po drugie, wdrożenie powinno być okryte mgłą wiedzy tajemnej, zarezerwowanej wyłącznie dla wtajemniczonych.
Po trzecie – licencjonujemy per proces i/lub zarabiamy na wdrożeniach.

Z tą myślą pozostawiam Was w zadumie, marząc o „estońskim” workflow.

Autor: Jan Trawiński

Rzecz o synonimach, ale zupełnie nie na temat

Programów CRM* jest dużo (czyli masa)

Sam używałem kilku i prawdę mówiąc nie jestem ich entuzjastą, ale nie dlatego, że są słabe, bo jest akurat odwrotnie. Gdy się nad tym zastanowiłem, to doszedłem do wniosku, że po prostu zawsze wolałem pracować w grupą kilkunastu klientów, a do tego nie jest potrzebny CRM, bo zastąpią go z powodzeniem kalendarz i notatnik.

Sytuacja się komplikuje gdy klientów jest wielu (czyli multum), albo gdy handlowcy rotują jak szaleni, albo wielu pracuje nad jednym klientem, albo… No, powiedzmy, że CRM się jednak przydaje.

Tak, czy siak, ja nie byłem zainteresowany ani ich używaniem, ani tworzeniem.
Wszystko się zmieniło, gdy nasz klient zapytał, czy zrobimy mu CRM. W pierwszym odruchu doradziliśmy skorzystanie z jakiegoś gotowego. Okazało się, że próbował, ale wszystkie miały zbyt dużo funkcjonalności, a potrzebował czegoś prostszego, skrojonego pod jego niewielkie potrzeby.

Tworzenie oprogramowania typu CRM na zamówienie, może w dzisiejszych czasach wydawać się grubą przesadą, ale okazuje się, że nie zawsze. Z analizy wynikało, że skala potrzeb jest taka, że koszt wykonania tego systemu jest porównywalny z wdrożeniem gotowego, takiego, który można by zainstalować na własnych zasobach. No i nie było już odwrotu. Na wszelki wypadek w rozmowach, korespondencji i umowie koncentrowaliśmy się na częstym użyciu synonimów słowa mały, czyli: mini i mikro, ponieważ nie wypada w oficjalnych dokumentach używać słów: tyci, lilipuci, drobniuchny, czy maciupci.
Z całą mocą muszę jednak podkreślić, że nie może tu być mowy o jakichkolwiek skojarzeniach z: nietęgi, mikry, skąpy, o kurduplowatym nawet nie wspominając.

Udało się i klient był kontent (czyli zadowolony jak w CRM zaczął umieszczać kontent).

Nie byłoby specjalnie o czym pisać, gdyby nagle (czyli ni z gruchy, ni z pietruchy) nie pojawił się kolejny klient z innymi, ale też małymi potrzebami w tym zakresie. No to znów zrobiliśmy mini, mikro itd.

Jak człowiek dużo czyta, to mu się potem po głowie kołaczą różne złote myśli, to i mi się przypomniało, że przeczytałem u Pablo Coelho, że „wszystko, co zdarza się raz, może już się nie przydarzyć nigdy więcej, ale to, co zdarza się dwa razy, zdarzy się na pewno i trzeci”. Jeżeli dobrze pamiętam, to cytat dotyczył tego, że gość dostał łomot (czyli… nie muszę wszędzie podawać synonimów), ale ponieważ szczęśliwie nie miało to miejsca w naszym przypadku, to zakładam, że odkryliśmy właśnie niszę rynkową (taką małą – mikro; bardziej alkowę niż dolinę).

W związku z powyższym:
Bracia i Siostry! Nie bójcie się!
Jeżeli w Waszej organizacji potrzeba małego CRM, to nie wahajcie się ani chwili dłużej i piszcie pod adres: info@bluedew.pl.
Piszcie, co tam chcecie, byle na temat.
_______
*CRM – skrót pochodzący prawdopodobnie od określeń „co niemiara” lub „chmara”, powstały wyniku eliminacji samogłosek i spółgłosek o niemodnym podówczas brzmieniu.

Nasze produkty: systemy dedykowane, analizy biznesowe

Czy znacie czasownik „cekolować”?

Prawie na pewno go kiedyś słyszeliście. Najogólniej rzecz ujmując oznacza wygładzanie ścian. Pochodzi od nazwy polskiej firmy CEKOL, ale dziś jest z nim jak z „adidasami” – oderwał się od matki i żyje własnym życiem.

CEKOL nadal wytycza trendy. Tym razem startując z niesamowitym programem lojalnościowym.
CEKOL TEAM to połączenie grywalizacji, zabawy w wojsko i sposobu na dodatkowe dochody.

BlueDew dołączyło do tego projektu na bardzo wczesnym etapie, gdy istniał jedynie pomysł i klarowała się koncepcja jego realizacji. Trzeba powiedzieć, że wciągnęło nas to na całego, między innymi za sprawą entuzjazmu Krzyśka Rozwadowskiego – prywatnie fana wojskowości i blogera, a służbowo wspólnika i CTO BlueDew.
Można powiedzieć, że zrealizowaliśmy ten projekt, używając terminologii budowlanej, w modelu „zaprojektuj i wybuduj”. Działaliśmy tak jak najbardziej lubimy – nie tylko jako firma informatyczna, ale też jako doradca biznesowy – mogliśmy w pełni wykorzystać nasz potencjał.

Pracowaliśmy z profesjonalnym, sympatycznym i bardzo zaangażowanym zespołem po stronie CEKOL, składającym się głównie osób z działu marketingu, ale również z księgowości i finansów.

Zintegrowaliśmy się z system finansowo-księgowym zewnętrznego dostawcy.
Stronę marketingową programu lojalnościowego wykonała firma OK-Interactive, a więc wykorzystaliśmy synergię i uniknęliśmy jakichkolwiek nieporozumień.

Efekt wielu miesięcy pracy jest olśniewający. Świetny program lojalnościowy i bardzo dobra aplikacja dzięki której może być realizowany.

Trzymamy kciuki (na kolbie) i wypatrujemy (przez celownik) sukcesu komercyjnego!

Więcej o Cekol Team https://cekolteam.pl

Nasze produkty: systemy dedykowane, analizy biznesowe, doradztwo

W OBC powstała nowa nie lada atrakcja. Na parterze, przy najwyższym z biurowców „Olivia Star” znajdziecie teraz Ogród. 8 720 m3 zieleni, 4 000 roślin ze 150 gatunków z czerech kontynentów. Do tego scena koncertowa, restauracja i antresola.
Relaks w sercu ogromnego centrum biznesowego.

Mamy i my swój niewielki wkład w organizację tego przedsięwzięcia – to nasz system pozwala na zarządzanie ruchem rezydentów oraz rezerwacje i zakup biletów wstępu, również w wariantach łączonych z Tarasem widokowym na 32 piętrze.

Nasze produkty: systemy dedykowane

Zapraszamy do rezerwacji https://bilety.oliviastar.pl/buy-ticket/pl

Czy sekunda to dużo?

Przemnożona przez setki osób i tysiące operacji, to wiele zaoszczędzonych godzin – warto analizować i optymalizować.

W jednym z naszych wdrożeń dzięki rejestracji czasu pracy i wykonanych zadań dla kilkuset osób udało się zaoszczędzić równowartość kilku etatów.
Nasza wiedza i narzędzia mogą przyczynić się do ogromnych korzyści.

Nasze produkty: DEW-Collar, DEW-1, analizy biznesowe

Piękna architektura też wymaga marketingu i technologii.
Warto pokazać się w sieci z najlepszej strony.

Poniżej link do strony internetowej, którą wykonaliśmy dla biura architektonicznego.

Nasze produkty: projektowanie i wykonywanie stron internetowych

W Magazynie THINKTANK został opublikowany artykuł dotyczący optymalizacji procesów.
Zawiera trzy ciekawe studia przypadków wykorzystania systemu informatycznego DEW-1.
Być może któryś z nich będzie dla Ciebie inspirujący.

Polecamy i zapraszamy do jego lektury.

Nawet tym trzeba zarządzać.
System rezerwacyjny – prosty z zewnątrz, złożony w tle.

Czasem nie jest możliwe zastosowanie gotowych rozwiązań – albo nie są dostępne albo nie spełniają wszystkich wymagań. Wówczas rozwiązaniem są systemy dedykowane „skrojone na miarę”.

Nasze produkty: systemy dedykowane

Przy okazji zapraszamy do odwiedzenia tarasu widokowego ze spektakularnym widokiem 🙂