Zewsząd docierają do nas informacje o AI (artificial intelligence – sztucznej inteligencji), BI (business intelligence – analizie biznesowej), robotyzacji i automatyzacji. Znane firmy są już po lub w trakcie transformacji cyfrowej. Świat kręci się wokół informatyki.

Czy w Twojej firmie jest tak samo?

Statystycznie rzecz ujmując, raczej nie. Prawda jest taka, że większość organizacji funkcjonuje w oparciu o stare technologie lub wręcz analogowo.

Obszar obiegu dokumentów i spraw, czyli tzw. workflow nie jest tu wyjątkowy. Przyczyn jest oczywiście wiele, ale to temat na inny artykuł. W tym skoncentrujmy się na tym, czy wdrażanie takiego systemu ma sens i jakich korzyści mamy prawo oczekiwać.

Czy wdrażać system workflow w mojej firmie?

Gdy pomyślimy o dużej firmie to jest dość oczywistym, że takie narzędzie będzie użyteczne. Gdzie jest jednak granica?

• Liczba pracowników

Tak się często przyjmuje. Czy zatem 20 osób pracujących przy komputerach, to już dość? A może wystarczy 10, ale w trybie rozproszonym terytorialnie lub home office.

Przed pandemią COVID-19 przyjmowało się, że granicą jest 50 osób, ale liczba ta bardziej wynikała z przyczyn budżetowych (o tym niżej), bo licencje i wdrożenia były drogie.

• Budżet na IT

Ciężko jest kupić i wdrożyć system workflow za kwotę mniejszą niż 30 000 zł netto. Zazwyczaj budżety oscylują bliżej 100 000 zł, a i takie za 0,5 mln zł nie są jakąś rzadkością. Niebanalne są też koszty późniejszego utrzymania. Dodajmy do tego teraz jeszcze koszt wewnętrzny, bo bez sporego zaangażowania osób z wewnątrz firmy żadne wdrożenie się nie powiedzie. Wynik? Trzeba się zgodzić, że to nie jest droga dla wszystkich.

• Potrzeby

Nie myślmy przez chwilę o kosztach, a o potrzebach – to takie podejście często spotykane w literaturze i procesach handlowych, a dość unikalne w praktyce.

Wyobraźmy sobie mikroprzedsiębiorcę na ryczałcie, który świadczy usługi dla jednego klienta. Czy jemu przyda się system obiegu dokumentów? Raczej nie.

No dobrze, a mikro z kilkoma pracownikami lub podwykonawcami, świadczący usługi dla wielu klientów? Raczej tak – w takiej organizacji pojawiają się procesy o powtarzalnej strukturze, np. obsługa klientów: reklamacje, wsparcie/support, wnioski urlopowe. Taki podmiot często korzysta z zewnętrznych zasobów: biura rachunkowe, kadry, prawnicy etc., co otwiera drogę do dalszych procesów.

Czy ten przedsiębiorca kupi system oferowany w tradycyjnym modelu? Raczej nie.

Jak bardzo musi urosnąć, by było go na to stać? Zostać małym? – jeszcze nie. Średnim? – można zacząć szukać.

A wybór jest. Rekomendujemy system workflow Dew-X, platformę low-code, która dla większości firm będzie wystarczająca i to w wersji całkowicie bezpłatnej!

System workflow – korzyści biznesowe

Wróćmy jednak do pytania, po co w ogóle wdrażać system workflow?

Lista korzyści jest bardzo długa i zależna od specyfiki danej organizacji. Prawie w każdej można jednak mówić o tych pięciu podstawowych powodach:

• Optymalizacja procesów
  Eliminacja niepotrzebnych dokumentów, opóźnienia, zagubienia, stres zwłaszcza w okresie kontroli, etc.
• Lepsza kontrola
  O dowolnej porze dnia i nocy, zdalnie, bez angażowania innych osób będziemy w stanie monitorować sprawy w toku i te już zakończone.
• Praca zdalna i wielooddziałowa
  Poza oczywistymi zaletami, taki model pracy to też wyzwania, a jednym z nich jest przepływ dokumentów i zadań. System workflow rozwiązuje te problemy.
• Elastyczność
  Zmiana procedury – w dobrym systemie workflow, zmienimy definicję procesu i formularze, a reszta zadzieje się już sama. Prostsze będzie też wdrażanie nowych pracowników.
• Wizerunek
  W jakiej firmie lepiej się pracuje – nowoczesnej, czy zacofanej?
  To perspektywa pracowników, a z jaką firmą woleliby współpracować Wasi obecni i potencjalni klienci? Hmmm

Postaw na Dew-X

Dew-X to pierwszy, bezpłatny i prosty system workflow – narzędzie do tworzenia i zarządzania obiegiem dokumentów, spraw i zadań oraz archiwum plików. Platforma low-code dostępna w chmurze lub w wersji płatnej na Twoim serwerze.

Z systemem Dew-X możecie osiągnąć każdy z wymienionych celów i to zarówno zamawiając rozbudowaną wersję płatną, jak i używając bezpłatnej, z której można korzystać też do celów komercyjnych!

Masz dodatkowe pytania odnośnie systemu workflow Dew-X? Skorzystaj z formularza dostępnego na stronie, bądź napisz bezpośrednio pod adres hello@dew-x.com – specjaliści udzielą Ci szczegółowych informacji i rozwieją ewentualne wątpliwości.

Decyzja została podjęta

Jeżeli jesteś przekonany/-a, że Twoja organizacja potrzebuje systemu worklfow (o tym, czym jest system obiegu dokumentów i czy warto go wdrożyć przeczytasz tu), to czas działać.

Jest co najmniej kilka dróg. Tu zajmiemy się dwoma z nich.

By the Book

1. Znajdź analityka, najlepiej zewnętrznego, niezwiązanego z jednym dostawcą oprogramowania, który pomoże Twojej organizacji określić jakie procesy powinny być objęte zakresem wdrożenia, a następnie je zdefiniować. Nasze doświadczenie wskazuje, że warto zacząć od ograniczonego zakresu, np. dwóch kluczowych procesów, a dopiero w kolejnych etapach wdrażać następne. Wdrożenie dziesięciu na raz będzie trwało „wieki” i będzie obarczone dużym ryzykiem porażki.
2. Na podstawie analizy wybierz system i dostawcę oprogramowania. Naszym zdaniem kluczowym jest aby kierować się kryterium szansy na sukces wdrożenia (niestety wiele wdrożeń informatycznych kończy się niepowodzeniem). Rzecz jasna w realnym świecie będzie wiele czynników, które ograniczą Twoje możliwości i zmuszą do kompromisów, a wśród nich najbardziej oczywistym będzie budżet.
3. Podpisz umowę, dzięki której Twoje interesy będą chronione. Zwróć uwagę między innymi na prawa autorskie, koszty utrzymania, możliwość i koszty modyfikacji gdy Twoje potrzeby ulegną zmianie, a nawet dopuszczalność zmiany dostawcy, gdyby z jakichś powodów z wybranym nie było Ci już po drodze.
4. Zadbaj o zagadnienia związane z integracjami z zewnętrznymi systemami. Pamiętaj, że ten ważny obszar będzie prawdopodobnie wymagał zaangażowania wielu stron (różnych dostawców), sprawdzenia możliwości technicznych i formalnych. Jeżeli zmieniasz system – przedyskutuj kwestie migracji danych historycznych.
5. Wdróż system workflow i ciesz się efektami. Monitoruj, modyfikuj, usprawniaj i poszerzaj zakres o kolejne obszary biznesowe.

Dla kogo jest ta droga?

• możesz zabudżetować znaczące środki zarówno na prace przygotowawcze, implementację, jak i późniejsze utrzymanie,
• procesy, o których myślisz są kluczowe dla Twojej organizacji (np. stanowią jej core business),
• masz wystarczająco dużo czasu,
• Twoja organizacja ma odpowiednie zasoby (analityczne, merytoryczne, informatyczne, prawne itp.) lub może je pozyskać.

In Vogue

Zrób to sam lub z niewielką pomocą.

Ta droga ma wielu entuzjastów, ale i liczną grupę przeciwników.

Żeby użyć analogii można przywołać przykład z branży meblarskiej. Możemy zamówić mebel stworzony na nasze zamówienie na podstawie unikalnego projektu; możemy też zamówić gotowy produkt, który zostanie dostarczony do nas i zmontowany przez profesjonalną ekipę, która w niektórych przypadkach dokona również drobnych modyfikacji – dopasowania do naszych potrzeb. Możemy wreszcie skorzystać z gotowego produktu, który sami przywieziemy do domu i zmontujemy na podstawie instrukcji – często modułowy, który pozwoli na wiele modyfikacji i dopasowań. Oczywiście i w tym ostatnim przypadku jest możliwość skorzystania z zewnętrznego wsparcia – niekoniecznie producenta.

Na rynku są dostępne systemy obiegu dokumentów, których wdrożenie jest szybkie i proste, co oczywiście może (chociaż nie musi) wiązać się z koniecznością pójścia na wiele kompromisów. Dostawcy niektórych z nich nie pozwolą np. na instalacje na Twoim serwerze, modyfikacje, integracje, rozliczenie ryczałtowe niezwiązane z liczbą użytkowników, instancji, miejsca etc.

Są jednak i takie, które nie różnią się specjalnie od tzw. tradycyjnych, a pozwalają zacząć od prostszych i tańszych implementacji, jednoczenie dając możliwość późniejszej migracji na wersje bardziej złożone o szerokich możliwościach.

Dla kogo jest ta droga?

• nie masz dużego budżetu (a może nie masz go wcale),
• chcesz przetestować różne możliwości zanim sięgniesz po docelowe rozwiązanie,
• system, którego szukasz ma obsłużyć mniej kluczowe procesy, np. w back office,
• nie masz czasu na długą implementację – procesy mają wystartować w kilka tygodni (a może nawet dni).

Nie potrafię podjąć decyzji

To, która z tych dróg będzie lepsza dla Twojej organizacji zależy od wielu czynników.

Gdy nie potrafisz się zdecydować, przemyśl następujące podejście:

Skorzystaj z bramki nr 2 (In Vogue) w możliwie najtańszej formie, myśląc zarówno o kosztach oprogramowania jak i Twojego lub zewnętrznego zaangażowania. Przyjęcie takiego rozwiązania to dobry sprawdzian, czy system workflow w ogóle przyjmie się w Twojej firmie i czy spełni swoją rolę.

Może okazać się, że jest wystarczającym i nie trzeba inwestować w nic droższego. Może też pokazać, że zdecydowanie trzeba szukać innego systemu lub metody wdrożenia, ale wówczas zarówno Ty i Twoja organizacja będziecie już na zupełnie innych poziomie wiedzy i będziecie dokładnie wiedzieć na co zwrócić uwagę dokonując docelowego wyboru.

Jak zacząć z Dew-X?

Wielu przedsiębiorców i menedżerów chciałoby wdrożyć system elektronicznego obiegu dokumentów w swoich firmach. Transformacja cyfrowa, digitalizacja dokumentów, workflow, KseF… to tematy bardzo na czasie i wiele mówi się o nich w biznesie. Wydaje się, że im szybciej wdroży się te rozwiązania do firm, tym lepiej.

Jednak jak ocenić, czy przedsiębiorstwo jest gotowe na elektroniczny obieg dokumentów? Istnieje kilka zagadnień, które warto poddać analizie i odpowiadając na konkretne pytania – dostaniemy odpowiedź.

Czym jest obieg dokumentów?

Z obiegiem dokumentów mamy do czynienia każdego dnia i działo się to jeszcze długo przed erą komputerów. Do firmy wpływa faktura, pracownicy wypełniają wnioski o urlopy, urzędy przesyłają listy, kontrahenci składają oferty w przetargach, członkowie zarządu podpisują umowy… Te wszystkie czynności generują konieczność zaangażowania w proces tworzenia dokumentów konkretne osoby. Każdy dokument przechodzi czasem kilkakrotnie pewną ścieżkę formalną, jest to powtarzalne, utarte według schematu stworzonego przez daną firmę, instytucję czy urząd.

Ten proces opisany w najbardziej skróconej formie, to nic innego jak przepływ informacji między różnymi osobami czy przedmiotami. Informacje zawarte w dokumentach są przetwarzane. W języku angielskim ten proces przepływu dokumentów wśród ludzi, którzy wykonują określony zespół czynności nazywa się „workflow”.

Elektroniczny obieg dokumentów – czym się różni?

Ten rodzaj obiegu dokumentów jest oczywiście scyfryzowany, czyli wspomagany technologiami informatycznymi. Jest wielce prawdopodobne, że w każdej firmie, w której znajduje się komputer, obsługuje się e-maile, używa programów księgowych, podpisów elektronicznych czy też przechowuje dokumenty zeskanowane – odbywa się elektroniczny obieg dokumentów.

Właściciele firm mogą jednak czuć pewien niedosyt i poczucie, że ten „mimowolny” elektroniczny obieg dokumentów nie jest wystarczający, ponieważ nie jest w żaden sposób sformalizowany. Często też dokumenty są jednak w obiegu w formie papierowej, mają stemple, są rejestrowane w papierowym dzienniku przyjęć. Pojawia się chęć ujęcia tego procesu w konkretne ramy.

Jak i kiedy to zrobić?

Warto pomóc sobie odpowiadając na jedno z ważnych pytań: ile osób uczestniczy w obiegu dokumentów? Jedna osoba to niewystarczająco, by wdrożyć poważne zmiany, ale kilka osób może wystarczyć, by rozpocząć ten proces. Kilkadziesiąt osób zaangażowanych w codzienny obieg dokumentów to sytuacja, w której zdecydowanie należy działać.

Kolejne pytanie dotyczy trybu pracy – czy odbywa się ona stacjonarnie w jednej lokalizacji? Jeśli tak, to obieg dokumentów i spraw jest prosty i nie wymaga radykalnych zmian oraz cyfryzacji, bo droga ich obiegu jest krótka i nie jest czasochłonna. Jednak sytuacja, w której mamy do czynienia z pracą w kilku biurach, oddziałach firm, lokalizacjach, a nawet pracą zdalną, system workflow wydaje się być konieczny.

Czy elektroniczny obieg dokumentów się opłaca, a inwestycja kiedykolwiek zwraca?

Jest to kwestia trudna do jednoznacznej oceny, bo wiele zależy od tego jaką definicję „opłacalności” w danej branży ma właściciel firmy. System obiegu dokumentów optymalizuje pracę administracyjną, zwaną szerzej „back office”. Ten rodzaj pracy zazwyczaj nigdy nie przynosi wzrostu sprzedaży, jest ukierunkowany raczej na generowanie oszczędności niż zysku.

Zakup i wdrożenie systemu „workflow” nie należy też do tanich. Należy spodziewać się kwot rzędu kilkudziesięciu tysięcy złotych, a w niektórych przypadkach nawet kilkuset. Kosztuje także późniejsze utrzymanie danego systemu. Dodać należy też koszty wewnętrzne, jak np. zaangażowanie osób w przeszkolenie zespołu.

„Raczej nie jesteśmy na to gotowi…” – co wtedy?

Nie załamujmy się i nie zakładajmy najgorszego. Rynek dysponuje kilkoma systemami, które działają w „chmurze” i są wyposażone w predefiniowane szablony znanych procesów. Przetestowanie takiego rozwiązania to dobry sprawdzian czy system w ogóle przyjmie się w danej firmie i spełni swoją rolę. Czasem okazuje się, że jest on wystarczający i nie trzeba inwestować w
drogie systemy, a bywa że firmy decydują się na zakupy widząc szereg korzyści. Warto wiedzieć, że od 2022 roku funkcjonuje jeden nowoczesny i całkowicie darmowy system obiegu dokumentów.

Zainwestuj w ludzi

Wdrożenie systemu „workflow” to często szereg obaw. Najczęściej w kontekście pracowników, których szefowie stwierdzają, że nie są oni gotowi na zmiany i wolą tradycyjną formę obiegu dokumentów. Życie często weryfikuje, że nie jest to prawda.

Ludzie boją się zmian, a strach najczęściej ma tylko wielkie oczy. Opuszczenie strefy komfortu wymaga silnej determinacji. Tu dużą rolę będą odgrywać właśnie menedżerowie, którzy muszą być motorem dobrych, perspektywicznych zmian.

Skorzystanie z darmowych systemów obiegu dokumentów pozwoli przede wszystkim oswoić się zespołowi pracowników z ewentualnym nowym schematem pracy. Sami poczują korzyści lub zweryfikują to, co jest do poprawy. Tylko wtedy warto będzie podjąć decyzję o inwestycji za konkretne pieniądze. Bo z pewnością dobra inwestycja to taka, co do której mamy pewność, że jest odpowiednio wykorzystana.

Jesteś zainteresowany wprowadzeniem systemu workflow w swojej firmie?

Skorzystaj z naszej w pełni bezpłatnej aplikacji Dew-X, która uczyni obieg dokumentów w Twojej firmie prostszym i efektywniejszym. Skontaktuj się z nami już teraz, aby łatwo i szybko zarządzać tym narzędziem codziennymi procesami w swojej firmie.

Narzędzia low-code i wewnętrzni Citizen Developerzy jako remedium na opór przed wdrożeniami IT w organizacjach.

Opór przed zmianą. Obok źle zbudowanych ofert wdrożeniowych oraz niedopasowania narzędzi, to podstawowy problem w implementacji systemów informatycznych. Każdy doświadczony właściciel firmy IT ma w portfolio przynajmniej jedno wdrożenie wykolejone przez wewnętrzny opór w organizacji, której szefostwo z takim entuzjazmem podpisywało kontrakt na wdrożenie.

Nadal nie mało jest firm, które budują swoje zasoby wdrożeniowe w oparciu o osoby posiadające wysokie kompetencje techniczne, nie przejmując się zbytnio ich poziomem rozwoju cech miękkich. A przecież wdrożeniowiec niejednokrotnie spędza w firmie klienta znacznie więcej czasu, niż handlowiec i w znacznie większym stopniu kreuje wizerunek firmy. Jednak nawet posiadając wystarczające umiejętności interpersonalne, nadal pozostaje ciałem obcym w organizacji. Nie może zatem dziwić, że w ten sam sposób traktowane jest narzędzie, które wdraża.

Opór może przejawiać się wieloma zachowaniami ze strony przedstawicieli organizacji, której w co zapewne mocno wierzymy, wdrażany przez nas produkt znacząco pomoże. Podstawowym objawem jest manifestowana na różne sposoby niechęć do zmiany i brak zrozumienia. Jednak rzadko kiedy dzieje się to wprost. Starsi stażem pracownicy o ugruntowanej pozycji, pozwalają sobie na mocniejsze komentarze, zwłaszcza względem odgórnych decyzji. Ci mniej asertywni potrafią podkopywać projekt zasypując dostawcę litanią zmian i przekonując o ogromnej złożoności czynności jakimi zajmują się na co dzień.

Skrajnym przypadkiem, z którym spotkałem się osobiście było działanie jednego ze specjalistów w pewnej komórce organizacji. Człowiek ten wykazywał daleko idące zaangażowanie i często pojawiał się na spotkaniach wdrożeniowych z kierownictwem projektu od strony klienta. Przedstawiał konkretne pomysły usprawnień, przekonująco ilustrując ogrom zagrożeń i utrudnień jakie miały powstać za sprawą nieuwzględnienia jego żądań zmiany w powstającym procesie. Po kilku dość długich spotkaniach przygotowaliśmy wycenę zmian – prawie 140 roboczogodzin. Gdy omawialiśmy szczegółowo wizję implementacji, ktoś na sali zapytał tę osobę o to, ile czasu zaoszczędzi za sprawą tego wdrożenia. Nie uzyskaliśmy odpowiedzi wprost, ale w ogniu pytań wyszło ostatecznie, że uzysk wyniesie… 20 minut miesięcznie. Opór ma zatem różne twarze.

Na drugim końcu skali jest opór wyrażany za sprawą celowego pomniejszania swojego udziału, czy znaczenia dla wdrożenia, użalania się nad sobą, nieakceptowania wdrożeń z powodu rzekomego ignorowania przez kupującego opinii danej osoby. Opór wynikający ze strachu przed utratą obszaru kompetencji lub obawa przed brakiem sprostania nowemu wyzwaniu. Wszystkie te formy oporu wpływają wydatnie albo bezpośrednio na samo wdrożenie, albo na zadowolenie z sytemu w okresie po wdrożeniowym.

Opór wewnątrz organizacji, pomimo swojej szkodliwości, jest w zasadzie albo akceptowany, albo ignorowany przez kupującego (zarząd, właściciela, departament). W końcu kto lubi obcych?

Doskonałym sposobem zwiększającym skuteczność wdrożeń nowoczesnych systemów wydaje się oparcie cyfrowej transformacji na narzędziach low-code, przy jednoczesnym rozwijaniu wewnętrznych zasobów citizen developerów. Istotnie ważne jest by ich większość stanowili pracownicy organizacji z kilkuletnim stażem. Duże znaczenie mają również ich kompetencje w zakresie komunikacji, obserwacji i współpracy. Mówiąc wprost – wybieraj spośród lubianych i dynamicznych osób, które łatwo dostrzec na firmowych korytarzach. Na początku trudno będzie wdrożyć pierwsze aplikacje, czy procesy tylko ich rękami. Jednak nawet na inicjalnym etapie mogą stanowić oni doskonałe remedium na opór wewnętrzny oraz pierwszą linie kontaktu dla dostawcy. W naturalny sposób staną się oni ambasadorami wdrożenia oraz buforem pomiędzy nieufnie nastawionymi pracownikami a firmą zewnętrzną.

Kalkulując wdrożenie takiego narzędzia zapewnij od razu sprecyzowane i odpowiednio prowadzone (zwłaszcza pod kątem ewaluacji) szkolenia. Wytworzenie nawet kilkuosobowej grupy Citizen Developerów i wybór właściwego narzędzia low-code może być nie tylko inicjalnie tańszy od implementacji klasycznego rozwiązania, ale prawie na pewno przełoży się znacząco na spadek kosztów w obszarze rozwoju narzędzia w kolejnych latach.

Jeżeli chcesz zacząć od bezpłatnego wejścia w świat low-code i CitDev, to zacznij od Dew-X – rozwiązania automatyzującego procesy i umożliwiającego digitalizację obiegów dokumentów. Zerowy próg wejścia i nadal oferowane, bezpłatne konsultacje sprawią, że łatwo możesz rozpocząć swoją przygodę z pierwszymi CitDev, których już dziś bez trudu znajdziesz w swojej własnej firmie. Zainteresowani? Zarejestrować możecie się tutaj – kilka pól, żadnych kart kredytowych… jeden klik i gotowe 

Rozwój aplikacji nisko lub bez kodowych stawia za sobą pytanie o przyszłość stanowisk związanych z analizą biznesową, prowadzoną pod kątem systemów informatycznych. Czy nadal będą potrzebni w takiej ilości jak dziś?

Wdrażanie systemów informatycznych w celu rozwoju przedsiębiorstw od zawsze generowało problem konwersji zagadnień biznesowych na kod poszczególnych aplikacji. Nie licząc przypadków, gdzie organizacje swój biznes dostosowywały do narzędzi informatycznych, zapewne każda inna firma zetknęła się z tym zagadnieniem.

Każdy kto miał okazję prowadzić zespół programistyczny, czy projekt wie zapewne, jak ważne jest odpowiednie zrozumienie potrzeb klienta i właściwe ich przekazanie do zespołu wytwórczego. Bez tego zrozumienia, finalny efekt bywa rażąco daleki od oczekiwań szeroko rozumianego biznesu. Tam gdzie systemy zaczynały być mocno rozbudowane lub tam gdzie specyfika prowadzonej działalności nie była łatwa do uchwycenia, pojawiał się analityk systemowy. Dedykowana osoba, posiadająca odpowiedni zestaw kompetencji miękkich, połączonych z przynajmniej podstawową wiedzą z zakresu wytwarzania oprogramowania oraz dobrą znajomością wachlarza aplikacji mających na celu realizacje wymagań klienta. Zewnętrznego lub wewnętrznego.

W procesie tworzenia takich rozwiązań biznesowych, analityk pełni funkcje zwornika między zespołem programistycznym i klientem. Zbiera wymagania, pisze dokumentacje, konsultuje się w zakresie architektury i możliwości systemu, testuje i prezentuje urobek zespołu na spotkaniach z klientem.

Pojawienie się aplikacji low-code stawia pod znakiem zapytania konieczność takich stanowisk.

Wprowadzenie tego typu narzędzi daje szanse na skrócenie procesu i obsadzenie analityków w nieco innej roli. Zamiast przeznaczać swój czas na konwersje, analityk biznesowy zamieniony w Citizen developera ma szanse samodzielnie wytwarzać rozwiązania biznesowe w postaci „wyklikania” danej funkcjonalności, procesu czy całej aplikacji. Po uzyskaniu wprawy, nawet w czasie rzeczywistym, np. podczas spotkań. Wykładniczo zwiększa to nie tylko skuteczność w dostarczaniu dokładnie tego, czego oczekuje biznes, ale oprócz tego znacząco skraca też sam czas dostawy.

Biorąc powyższe pod uwagę tworzenie architektury informatycznej organizacji na fundamentach złożonych z aplikacji low-code znacząco pozwala ograniczyć koszty związane z wytwarzaniem oprogramowania. Obecne możliwości jakie dają tego typu platformy sprawiają, że potrzeba znacznie mniejszej ilości klasycznych programistów, a Ci którzy pozostaną mogą skupić się wtedy na rozwiązywaniu za pomocą kodu złożonych problemów biznesowych, miast koncentrować swoją energię i czas na wytwarzanie całej masy „dekoracji” którą możnaby dostarczyć za sprawą gotowych komponentów.

W obliczu coraz bardziej popularnych narzędzi low-code wydaje się, że obecni analitycy biznesowi winni stanowić pierwszą linię ambasadorów takich narzędzi wewnątrz organizacji. Moim zdaniem jest to też właściwy sygnał, dla firm oferujących takie narzędzia, iż to właśnie analitycy, a nie jak do tej pory szefowie IT, powinni stanowić pierwszy, naturalny kontakt sprzedażowy, prowadzący do implementacji takich narzędzi.

Konkludując – coraz większa ilość i jakość tego typu aplikacji stanowi wezwanie do zmiany optyki osób aktualnie piastujących stanowiska analityków systemowych/biznesowych i wyznacza jasny kierunek rozwoju dla nich. Znajomość tych narzędzi i motywacja do ich wdrażania w organizacjach, zdaje się zwiększać szanse na samorozwój i gwarantować stabilność zatrudnienia. Analitycy stanowią też znacznie lepsze źródło przyszłych CitDev niż klasyczni programiści.

W dzisiejszym cyfrowym świecie, gdzie technologia odgrywa kluczową rolę w każdej sferze życia, nowe pojęcia i role powstają wraz z rozwojem społeczeństwa opartego na technologii. Jednym z takich pojęć jest „Citizen Developer”, które opisuje osobę spoza świata profesjonalnych programistów, która tworzy i rozwija aplikacje lub rozwiązania informatyczne.

Kim jest Citizen Developer?

Citizen Developer to osoba, która nie posiada formalnego wykształcenia ani doświadczenia zawodowego jako programista, ale wykorzystuje dostępne narzędzia i platformy do tworzenia własnych aplikacji lub dostosowywania istniejących rozwiązań technologicznych. Często są to osoby z innych dziedzin, takie jak przedsiębiorcy, analitycy biznesowi, specjaliści działów operacyjnych, czy samodzielni pracownicy.

Główną cechą Citizen Developera jest możliwość tworzenia rozwiązań bez konieczności angażowania profesjonalnych programistów. Dzieje się to za sprawą niskokodowych lub bezkodowych platform, które umożliwiają tworzenie aplikacji poprzez korzystanie z gotowych modułów, interfejsów graficznych i narzędzi wizualnych. Dzięki temu Citizen Developer może skupić się na rozwiązaniu problemu biznesowego lub stworzeniu narzędzia, które spełnia jego konkretne potrzeby, bez potrzeby zgłaszania się do działu IT.

Korzyści…

Jednym z głównych atutów Citizen Developera jest elastyczność i szybkość w tworzeniu rozwiązań. Dzięki nim organizacje mogą szybko reagować na zmieniające się potrzeby biznesowe, wdrażać nowe funkcjonalności i usprawnienia bez konieczności długiego procesu programistycznego. Citizen Developerzy stają się więc siłą napędową innowacji w organizacjach, przyczyniając się do transformacji cyfrowej i zwiększania efektywności operacyjnej.

… i ryzka

Istnieją również pewne wyzwania czy zagrożenia, związane z rolą Citizen Developera. Brak formalnego wykształcenia programistycznego może prowadzić do niewłaściwego projektowania i implementacji rozwiązań, co może negatywnie wpływać na bezpieczeństwo, skalowalność i jakość ostatecznego produktu. Dlatego ważne jest, aby Citizen Developerzy mieli dostęp do wsparcia technicznego, szkoleń oraz narzędzi umożliwiających zapewnienie wysokiej jakości i bezpieczeństwa tworzonych rozwiązań. Warto ich prace poddawać audytowi zewnętrznemu, jeżeli dział IT Twojej firmy nie jest wystarczająco wydajny, czy nie posiada kompetencji stricte programistycznych.

Co musisz wiedzieć?

CitDev to niezbędny element konieczny do transformacji cyfrowej, a ich obecność na pokładzie Twojej firmy umożliwi technologiczną demokratyzację. Nie ma bowiem odpowiedniego, długotrwałego przełożenia na Twój biznes wdrażanie platform low-code, jeżeli musisz sięgać po zewnętrzne zasoby zamiast móc reagować na zmiany szybko za sprawą swoich Citizen Developerów. Dobry CitDev może pełnić zarówno rolę analityka jak i implementować zmiany, skracając znacznie cały proces związany z jej wdrażaniem.

Dużą zaletą posiadania CitDev wraz z implementacją platform low-code jest również fakt, iż możesz skorzystać z istniejących zasobów ludzkich. Taki proces ma duże zalety – wybrani pracownicy mają realne poczucie rozwoju swoich kompetencji, ich znajomość Twojej organizacji przekłada się na lepsze rozumienie zmian biznesowych, a koszty – nawet uwzględniając szkolenie, nadzór i korzystanie z platform low-code – znacznie niższe niż przy zatrudnieniu profesjonalnych programistów.

Jeżeli chodzi o wady to warto pamiętać że CitDev nie zastąpi klasycznego programisty, a jego braki w obszarze fundamentalnej wiedzy związanej z programowaniem, wymagają nadzoru i audytu. Ważna jest też komunikacja – CitDev jest często łącznikiem pomiędzy IT, a biznesem, muszą być to zatem osoby o odpowiednich zdolnościach w tym obszarze. Nie bez znaczenia, także dla portfela, jest konieczność ciągłych szkoleń dla nich – zwłaszcza w obszarze bezpieczeństwa i jakości wytwarzania aplikacji. Wyzwaniem może być również ewangelizacja własnej organizacji, tak by oczekiwania wobec CitDev nie były równie wysokie jak wobec klasycznych programistów.

W momencie gdy masz dość dyktatury kodu i pragniesz technologicznej demokratyzacji oraz transformacji cyfrowej, rozważ tworzenie takich stanowisk pracy czy nawet zespołów. Aplikacji low-code jest coraz więcej. Jeżeli chcesz zacząć od czegoś bezpłatnego to wypróbuj Dew-X – rozwiązanie automatyzujące procesy i umożliwiającego digitalizacje obiegów dokumentów. Zerowy próg wejścia i nadal oferowane, bezpłatne konsultacje sprawią, że łatwo możesz rozpocząć swoją przygodę z pierwszymi CitDev, których już dziś bez trudu znajdziesz w swojej własnej firmie. Zainteresowani? Zarejestrować możecie się tutaj – kilka pól, żadnych kart kredytowych… jeden klik i gotowe 

Na koniec chciałbym podkreślić potencjał Citizen Developerów jako siły napędowej innowacji, jednocześnie wskazując na konieczność odpowiedniego wsparcia i zarządzania, aby zapewnić skuteczne i bezpieczne tworzenie aplikacji przez osoby spoza tradycyjnego środowiska programistycznego.

To pierwszy z serii artykułów autorstwa Krzysztofa Rozwadowskiego poświęconych idei platform low-code i no-code.

Zamknięty, czy otwarty, nowoczesny czy archaiczny – bez znaczenia.

Musiałeś korzystać z usług kogoś kto, mówiąc oględnie, się znał. Umiał programować. A programowanie to nie jest buła z masłem. A jak coś nie jest łatwe, to na pewno nie jest też tanie.

Dyktatura kodu to przebiegła rzecz. Często nawet nie wiesz, że jeszcze ktoś oprócz Ciebie rządzi tym co dzieje się w środku Twojego własnego biznesu. Nie zmienia nic fakt posiadania 100% kodu na własność, gdyż i tak musisz płacić nie tylko za ludzi którzy w nim coś zmienią, ale również za tych, którzy przełożą oczekiwania szeroko rozumianego biznesu na język zrozumiały dla programistycznych wirtuozów klawiatury.

Na szczęście od jakiegoś czasu obserwujemy trend, który pozwala mieć nadzieję na zmianę…

Demokratyzacja technologii

Demokratyzacja technologii to proces, w którym coraz większa liczba ludzi ma dostęp do zaawansowanych narzędzi technologicznych. To znaczy, że już nie tylko nieliczna grupa specjalistów ma kontrolę nad innowacjami, ale zwykli (patrz nietechniczni) ludzie również mogą korzystać z nowych technologii, aby rozwiązywać problemy i realizować swoje cele.

Dzięki temu, że technologia staje się bardziej dostępna, łatwiej jest zauważyć potencjał, który tkwi w jej zastosowaniach. Otwiera to drogę do innowacyjnych rozwiązań, które mogą przynieść korzyści dla całego biznesu, oznacza bowiem niższe koszty zmian w organizacjach.

Jednocześnie demokratyzacja technologii oznacza, że każdy może stać się kreatorem, a nie tylko konsumentem technologii. Nie musisz już mieć specjalistycznej wiedzy, aby tworzyć nowe aplikacje, stron internetowych czy programy. Dzięki narzędziom low-code, niemal każdy może stworzyć swoje własne rozwiązania technologiczne.

Na drodze do demokratycznego przewrotu

Wspomniane narzędzia low-code umożliwiają tworzenie aplikacji, bez konieczności zatrudniania programistów. Dzięki temu, coraz więcej osób ma dostęp do technologii, a proces tworzenia oprogramowania staje się o wiele łatwiejszy i bardziej przystępny dla zwykłych użytkowników.

To właśnie demokratyzacja technologii jest jednym z najważniejszych aspektów aplikacji low-code. Dzięki nim, małe i średnie przedsiębiorstwa, a nawet jednoosobowe firmy, mają możliwość tworzenia własnych aplikacji, co wcześniej było niemożliwe lub zarezerwowane jedynie dla dużych korporacji. Albo dla firm, które wybiegając w przyszłość, inwestowały w narzędzia pozwalające na daleko idące modyfikacje i rozwój oprogramowania bez konieczności pisania kodu.

Oczywiście, taka zmiana w branży technologicznej nie jest łatwa i wymaga pewnego nakładu pracy i czasu, jednak warto zauważyć, że aplikacje low-code to już nie tylko eksperymenty, ale realne rozwiązania stosowane przez wiele firm na całym świecie.

Platform tego typu jest coraz więcej, próg wejścia coraz niższy, a trend coraz bardziej zauważalny – dotyczy to również softwarehouse’ów które upatrują w nim szanse na wytwarzanie oprogramowania dostarczanego klientom w sposób szybszy i wewnętrznie tańszy.

Dobrym przykładem rozwiązania low-code jest Dew-X, którego zaletą jest również to, iż w odróżnieniu od większości platform, jest on bezpłatny. Nie jest oczywiście tak bardzo rozbudowany jak globalne platformy low-code, jednak jeżeli szukasz rozwiązania automatyzującego procesy i umożliwiającego digitalizacje obiegów dokumentów to będzie to rozwiązanie idealne, zważywszy na zerowy próg wejścia i nadal oferowane, bezpłatne konsultacje.

Zainteresowani? Zarejestrować możecie się tutaj – kilka pól, żadnych kart kredytowych… jeden klik i gotowe 

Raport Gartner Digital Markets identyfikuje dziewięć najważniejszych trendów dotyczących inwestowania w oprogramowanie, które warte są obserwowania w 2023 r.

Cały jest interesujący, ale naszą uwagę szczególnie przykuł Trend nr 3, z którego wynika, że 69% (próba ponad 1 500 przedsiębiorstw w pięciu krajach) kupujących boryka się z problemem uzasadniania i finansowania zakupu technologii. W szerszym kontekście może to być ściśle powiązane z niepewnością gospodarczą, która została wskazana jako największe biznesowe wyzwanie w 2023 r. (Trend nr 1).

Mamy podobne obserwacje. Większość użytkowników Dew-X, z którymi mieliśmy okazję rozmawiać, wskazuje, że głównym powodem zainteresowania Dew-X’em jest jego bezpłatny charakter lub niski koszt wdrożenia i utrzymania na własnych serwerach.

Ten drugi aspekt ściśle koresponduje z wątkiem bezpieczeństwa, na który w raporcie Gartner Digital Markets zwraca uwagę 37% kupujących. W naszym przypadku około 5% podmiotów oczekuje wyższego poziomu bezpieczeństwa od oferowanego w ramach wersji współdzielonej, co rozumie jako możliwość instalacji systemu we własnej infrastrukturze lub w wybranej przez siebie chmurze (co oczywiście nie wyczerpuje tematyki bezpieczeństwa). Jest to dla nich jedno z najważniejszych kryteriów wyboru obok funkcjonalności oprogramowania i łatwości korzystania.

Wracając do Trendu nr 3, dla 41% wyzwaniem jest kompatybilność z innym posiadanym oprogramowaniem, a 40% ma trudność z wybraniem właściwej technologii. Z tymi dwoma obszarami wyznań też nieźle sobie radzimy. W pierwszym przypadku do dyspozycji jest API i opcjonalne usługi integracyjne, a w drugim częściowo pomoże możliwość bezkosztowego (oczywiście poza własnym zaangażowaniem) testowania oprogramowania w pełnym zakresie funkcjonalności.

Link do pełnej wersji raportu

Czas zmierzyć się z pytaniem, dla kogo są systemy obiegu dokumentów, a w szczególności Dew-X?

Z workflow mamy do czynienia na co dzień, co nie oznacza, że zawsze potrzebne są nam narzędzia inne niż te, w które wyposażyła nas natura.  Gdy pomyślimy o dużej firmie to jest dość oczywistym, że takie narzędzie będzie użyteczne. Gdzie jest jednak granica?

Wielokrotnie się nad tym zastanawialiśmy i to jeszcze w epoce sprzed Dew-X.

Czy kryterium liczby pracowników ma sens?

Tak się często przyjmuje. Czy zatem 20 osób pracujących przy komputerach, to już dość? A może wystarczy 10, ale w trybie rozproszonym terytorialnie (teraz to już znacząca część populacji jest rozporoszona terytorialnie)?
Wówczas stwierdziliśmy, że granica to 50 osób, ale chyba bardziej z powodu możliwości budżetowych, bo licencje i wdrożenia są drogie.

A zatem kasa

Ciężko jest kupić i wdrożyć system workflow za kwotę mniejszą niż 30 000 zł netto. Zazwyczaj budżety oscylują bliżej 100 000 zł, a i takie za 0,5 mln zł nie są jakąś rzadkością. Niebanalne są też koszty późniejszego utrzymania. Dodajmy do tego teraz jeszcze koszt wewnętrzny, bo bez sporego zaangażowania osób z wewnątrz firmy żadne wdrożenie się nie powiedzie. Wynik? Trzeba się zgodzić, że to nie jest droga dla wszystkich.

Potrzeby

Nie myślmy przez chwilę o kosztach, a o potrzebach (to takie podejście często spotykane w literaturze i procesach handlowych, a dość unikalne w praktyce).
Wyobraźmy sobie mikro przedsiębiorcę na ryczałcie, który świadczy usługi dla jednego klienta. Czy jemu przyda się system obiegu dokumentów? Raczej nie.
No dobrze, a mikro z kilkoma pracownikami lub podwykonawcami, świadczący usługi dla wielu klientów? Raczej tak – w takiej organizacji pojawiają się procesy o powtarzalnej strukturze, np. obsługa klientów: reklamacje, wsparcie/support, wnioski urlopowe. Taki podmiot często korzysta z zewnętrznych zasobów: biura rachunkowe, kadry, prawnicy etc., co otwiera drogę do dalszych procesów.
Czy ten przedsiębiorca kupi system oferowany w tradycyjnym modelu? Raczej nie.
Jak bardzo musi urosnąć, by było go na to stać? Zostać małym? – jeszcze nie. Średnim? – można zacząć szukać.

I to jest pierwsza nisza, którą wypełnia Dew-X

Pomyślmy teraz o organizacjach, które jeżeli nawet mają pieniądze, to zupełnie na inne cele niż optymalizacja procesów wewnętrznych. Trudno wymienić wszystkie, ale spróbujmy: stowarzyszenia, fundacje, uczelnie, izby, rady, szkoły, kluby sportowe, organizacje non-profit, itp. itd.

I to jest druga nisza

Hmmm, na dwóch nie wypada skończyć – zwykle wskazuje się trzy, pięć… no to jedziemy:

• firmy np. doradcze, które odpłatnie zaoferują wsparcie we wdrażaniu Dew-X
• firmy, które dodając wdrożenie Dew-X w ramach szerszej usługi optymalizacji procesów u swoich klientów zwiększą dostarczaną wartość
• osoby lub firmy, które opracują w zaciszu domu lub biura gotowe procesy w Dew-X i będą je (te same wielokrotnie) oferować klientom – jest taka funkcjonalność! Poszukajcie w Bazie wiedzy lub poczekajcie na odpowiedni wpis

Czy to koniec? Nie. Dotychczas takie systemy nie były dostępne za darmo – liczymy, że znajdą się ludzie, którzy odkryją zupełnie nowe zastosowania, a i my mamy całą listę niezrealizowanych jeszcze pomysłów rozwojowych, które być może otworzą nowe możliwości zastosowania.

Kto zatem powinien zainteresować się Dew-X?

• Firmy i organizacje, które chcą, ale z różnych powodów (np. finansowych lub kompetencyjnych) nie wdrożyły workflow w ogóle
• Podmioty posiadające system, w którym w ramach wdrożenia pominięte zostały niektóre procesy obiegu dokumentów i spraw, a ich implementacja z różnych powodów w obecnym rozwiązaniu jest niemożliwa lub niewskazana
• Doradcy, konsultanci i pasjonaci workflow

Więcej o Dew-X

Autor: Jan Trawiński

Art. 15zzzzzu. 1. Ograniczenia, o których mowa w art. 15zzzzzo ust. 2 pkt 2… czyli rzecz o estońskim workflow

Kiedy myślimy o zawiłości polskich przepisów, to włos się na głowie jeży. VAT, PIT, CIT, COVID – szkoda gadać. Nie słyszałem, aby ktoś mówił, że jest za dalszym ich komplikowaniem – słyszy się raczej wyłącznie głosy za uproszczeniem lub zaoraniem i napisaniem na nowo.

Z drugiej strony, gdy tylko mamy taką możliwość, sami komplikujemy jak tylko się da. Wdrożenia procesów obiegu dokumentów i spraw są dobrym przykładem takiego działania. Pojawienie się elektronicznego systemu czasem wręcz zachęca do jeszcze większego zagmatwania istniejących przed wdrożeniem procedur – ponieważ pojawia się taka okazja. W efekcie tego, powstają procesy potwory, o takim stopniu złożoności, że nawet odczytanie ich mapy wymaga sporej determinacji i doświadczenia.

Czy da się inaczej?
Wierzę, że tak. Myślę, że gdyby maksymalne uproszczenie procesów było jednym z podstawowych celów wdrożenia, to tak by się działo.

Zauważyłem, że jednym ze sposobów takiego działania jest „rozbijanie” dużych procesów na kilka mniejszych. Żeby zobrazować ten przykład weźmy taki proces urlopowy. Zazwyczaj łączy w sobie różne warianty nieobecności: urlop wypoczynkowy, okolicznościowy, na żądanie, na dziecko (macierzyński, ojcowski – rodzicielski i wychowawczy), szkoleniowy, bezpłatny oraz wszelkie formy płatnej i bezpłatnej nieobecności osób świadczących usługi.
Pomyślmy teraz o mapie takiego procesu i jej zawiłościach – aktorach, rodzajach decyzji, warunkach itp. itd. Żeby zaprojektować coś takiego trzeba analityka, po set zł za godzinę (a to przecież i tak dość prosty proces porównując go na przykład do niektórych obiegów faktur).
Tymczasem, gdyby zaprojektować każdy z przypadków oddzielnie, to „wyklikanie” pojedynczego z nich (formularze i przepływ) i to w ogóle bez rysowania mapy, zajęłoby pewnie kilkanaście minut. Co więcej, wypełnianie prostszych formularzy byłoby też znacznie wygodniejsze dla późniejszych użytkowników.

Oczywiście winę za taki stan rzeczy  ponosimy też, a może przede wszystkim my, czyli dostawcy systemów obiegu dokumentów. Dlaczego?
Po pierwsze nie wszyscy zgadzamy się z postawioną przeze mnie tezą, że prościej znaczy lepiej.
Po drugie, wdrożenie powinno być okryte mgłą wiedzy tajemnej, zarezerwowanej wyłącznie dla wtajemniczonych.
Po trzecie – licencjonujemy per proces i/lub zarabiamy na wdrożeniach.

Z tą myślą pozostawiam Was w zadumie, marząc o „estońskim” workflow.