Zewsząd docierają do nas informacje o AI (artificial intelligence – sztucznej inteligencji), BI (business intelligence – analizie biznesowej), robotyzacji i automatyzacji. Znane firmy są już po lub w trakcie transformacji cyfrowej. Świat kręci się wokół informatyki.

Czy w Twojej firmie jest tak samo?

Statystycznie rzecz ujmując, raczej nie. Prawda jest taka, że większość organizacji funkcjonuje w oparciu o stare technologie lub wręcz analogowo.

Obszar obiegu dokumentów i spraw, czyli tzw. workflow nie jest tu wyjątkowy. Przyczyn jest oczywiście wiele, ale to temat na inny artykuł. W tym skoncentrujmy się na tym, czy wdrażanie takiego systemu ma sens i jakich korzyści mamy prawo oczekiwać.

Czy wdrażać system workflow w mojej firmie?

Gdy pomyślimy o dużej firmie to jest dość oczywistym, że takie narzędzie będzie użyteczne. Gdzie jest jednak granica?

• Liczba pracowników

Tak się często przyjmuje. Czy zatem 20 osób pracujących przy komputerach, to już dość? A może wystarczy 10, ale w trybie rozproszonym terytorialnie lub home office.

Przed pandemią COVID-19 przyjmowało się, że granicą jest 50 osób, ale liczba ta bardziej wynikała z przyczyn budżetowych (o tym niżej), bo licencje i wdrożenia były drogie.

• Budżet na IT

Ciężko jest kupić i wdrożyć system workflow za kwotę mniejszą niż 30 000 zł netto. Zazwyczaj budżety oscylują bliżej 100 000 zł, a i takie za 0,5 mln zł nie są jakąś rzadkością. Niebanalne są też koszty późniejszego utrzymania. Dodajmy do tego teraz jeszcze koszt wewnętrzny, bo bez sporego zaangażowania osób z wewnątrz firmy żadne wdrożenie się nie powiedzie. Wynik? Trzeba się zgodzić, że to nie jest droga dla wszystkich.

• Potrzeby

Nie myślmy przez chwilę o kosztach, a o potrzebach – to takie podejście często spotykane w literaturze i procesach handlowych, a dość unikalne w praktyce.

Wyobraźmy sobie mikroprzedsiębiorcę na ryczałcie, który świadczy usługi dla jednego klienta. Czy jemu przyda się system obiegu dokumentów? Raczej nie.

No dobrze, a mikro z kilkoma pracownikami lub podwykonawcami, świadczący usługi dla wielu klientów? Raczej tak – w takiej organizacji pojawiają się procesy o powtarzalnej strukturze, np. obsługa klientów: reklamacje, wsparcie/support, wnioski urlopowe. Taki podmiot często korzysta z zewnętrznych zasobów: biura rachunkowe, kadry, prawnicy etc., co otwiera drogę do dalszych procesów.

Czy ten przedsiębiorca kupi system oferowany w tradycyjnym modelu? Raczej nie.

Jak bardzo musi urosnąć, by było go na to stać? Zostać małym? – jeszcze nie. Średnim? – można zacząć szukać.

A wybór jest. Rekomendujemy system workflow Dew-X, platformę low-code, która dla większości firm będzie wystarczająca i to w wersji całkowicie bezpłatnej!

System workflow – korzyści biznesowe

Wróćmy jednak do pytania, po co w ogóle wdrażać system workflow?

Lista korzyści jest bardzo długa i zależna od specyfiki danej organizacji. Prawie w każdej można jednak mówić o tych pięciu podstawowych powodach:

• Optymalizacja procesów
  Eliminacja niepotrzebnych dokumentów, opóźnienia, zagubienia, stres zwłaszcza w okresie kontroli, etc.
• Lepsza kontrola
  O dowolnej porze dnia i nocy, zdalnie, bez angażowania innych osób będziemy w stanie monitorować sprawy w toku i te już zakończone.
• Praca zdalna i wielooddziałowa
  Poza oczywistymi zaletami, taki model pracy to też wyzwania, a jednym z nich jest przepływ dokumentów i zadań. System workflow rozwiązuje te problemy.
• Elastyczność
  Zmiana procedury – w dobrym systemie workflow, zmienimy definicję procesu i formularze, a reszta zadzieje się już sama. Prostsze będzie też wdrażanie nowych pracowników.
• Wizerunek
  W jakiej firmie lepiej się pracuje – nowoczesnej, czy zacofanej?
  To perspektywa pracowników, a z jaką firmą woleliby współpracować Wasi obecni i potencjalni klienci? Hmmm

Postaw na Dew-X

Dew-X to pierwszy, bezpłatny i prosty system workflow – narzędzie do tworzenia i zarządzania obiegiem dokumentów, spraw i zadań oraz archiwum plików. Platforma low-code dostępna w chmurze lub w wersji płatnej na Twoim serwerze.

Z systemem Dew-X możecie osiągnąć każdy z wymienionych celów i to zarówno zamawiając rozbudowaną wersję płatną, jak i używając bezpłatnej, z której można korzystać też do celów komercyjnych!

Masz dodatkowe pytania odnośnie systemu workflow Dew-X? Skorzystaj z formularza dostępnego na stronie, bądź napisz bezpośrednio pod adres hello@dew-x.com – specjaliści udzielą Ci szczegółowych informacji i rozwieją ewentualne wątpliwości.