Autor: Jan Trawiński

Art. 15zzzzzu. 1. Ograniczenia, o których mowa w art. 15zzzzzo ust. 2 pkt 2… czyli rzecz o estońskim workflow

Kiedy myślimy o zawiłości polskich przepisów, to włos się na głowie jeży. VAT, PIT, CIT, COVID – szkoda gadać. Nie słyszałem, aby ktoś mówił, że jest za dalszym ich komplikowaniem – słyszy się raczej wyłącznie głosy za uproszczeniem lub zaoraniem i napisaniem na nowo.

Z drugiej strony, gdy tylko mamy taką możliwość, sami komplikujemy jak tylko się da. Wdrożenia procesów obiegu dokumentów i spraw są dobrym przykładem takiego działania. Pojawienie się elektronicznego systemu czasem wręcz zachęca do jeszcze większego zagmatwania istniejących przed wdrożeniem procedur – ponieważ pojawia się taka okazja. W efekcie tego, powstają procesy potwory, o takim stopniu złożoności, że nawet odczytanie ich mapy wymaga sporej determinacji i doświadczenia.

Czy da się inaczej?
Wierzę, że tak. Myślę, że gdyby maksymalne uproszczenie procesów było jednym z podstawowych celów wdrożenia, to tak by się działo.

Zauważyłem, że jednym ze sposobów takiego działania jest „rozbijanie” dużych procesów na kilka mniejszych. Żeby zobrazować ten przykład weźmy taki proces urlopowy. Zazwyczaj łączy w sobie różne warianty nieobecności: urlop wypoczynkowy, okolicznościowy, na żądanie, na dziecko (macierzyński, ojcowski – rodzicielski i wychowawczy), szkoleniowy, bezpłatny oraz wszelkie formy płatnej i bezpłatnej nieobecności osób świadczących usługi.
Pomyślmy teraz o mapie takiego procesu i jej zawiłościach – aktorach, rodzajach decyzji, warunkach itp. itd. Żeby zaprojektować coś takiego trzeba analityka, po set zł za godzinę (a to przecież i tak dość prosty proces porównując go na przykład do niektórych obiegów faktur).
Tymczasem, gdyby zaprojektować każdy z przypadków oddzielnie, to „wyklikanie” pojedynczego z nich (formularze i przepływ) i to w ogóle bez rysowania mapy, zajęłoby pewnie kilkanaście minut. Co więcej, wypełnianie prostszych formularzy byłoby też znacznie wygodniejsze dla późniejszych użytkowników.

Oczywiście winę za taki stan rzeczy  ponosimy też, a może przede wszystkim my, czyli dostawcy systemów obiegu dokumentów. Dlaczego?
Po pierwsze nie wszyscy zgadzamy się z postawioną przeze mnie tezą, że prościej znaczy lepiej.
Po drugie, wdrożenie powinno być okryte mgłą wiedzy tajemnej, zarezerwowanej wyłącznie dla wtajemniczonych.
Po trzecie – licencjonujemy per proces i/lub zarabiamy na wdrożeniach.

Z tą myślą pozostawiam Was w zadumie, marząc o „estońskim” workflow.